Quels sont les avantages de l’analyse de vos espaces de travail ?

Depuis quelques années nous avons assisté à une prise de conscience, accélérée par la crise sanitaire, de l’importance de l’aménagement des bureaux. En effet, cette dernière nous a permis de comprendre que les espaces de travail ne maximisaient pas toujours le bien-être des salariés ainsi que leur productivité. On assiste donc à une augmentation de la demande de réaménagement de bureaux ainsi que la création de nouveaux métiers, principalement au sein des grandes entreprises, d’expert en workspace.

Mais quels sont les avantages que vous pouvez tirer d’une analyse de vos espaces de travail ?

Une meilleure compréhension des espaces de travail

La réalisation d’étude d’occupation et d’utilisation des espaces de travail au sein d’une entreprise est le point de départ de tout réaménagement d’espaces. En effet, elle permet de connaitre les besoins en termes de volume (nombre de postes de travail, salles de réunions, cabines téléphoniques…) mais aussi en termes d’activités. Pour que le résultat de ces études soit représentatif de la réalité, tous les espaces de travail sont analysés et décryptés plusieurs fois par jours (six fois en moyenne) afin de comprendre le fonctionnement de l’environnement de travail de l’entreprise. Pour récolter ces données, des tablettes et détecteurs sont utilisés.

Une fois les données récoltées leur interprétation donne accès à divers indicateurs essentiels à la compréhension de vos espaces tels que : le taux d’occupation des postes de travail, les différentes activités réalisées par les collaborateurs, les types de profils de collaborateurs (nomades, sédentaires…) ou encore le taux de concentration de CO2, l’humidité ou le volume sonore. Pour enrichir cette analyse factuelle, des questionnaires peuvent être diffuser à l’ensemble des collaborateurs. Leurs réponses sont de bons compléments d’informations permettant d’enrichir et de justifier les résultats obtenus. L’objectif étant de comprendre de façon réaliste l’utilisation des espaces de travail. Aussi, les réponses des questionnaires permettent de confronter les données objectives collectées avec le ressenti des employés sur leur environnement de travail et leurs activités.

Une actualisation des données en temps réel lors de l’enquête

Les données collectées sont consultables tout au long de l’enquête et mises à jour en continu. L’avantage est de connaitre en temps réel le taux d’occupation et d’utilisation des espaces de travail sur une journée type de l’entreprise. Bien évidemment, la collecte de ces données hétérogènes (taux d’occupation, qualité de l’air, volume sonore…) permet d’appréhender de façon globale l’environnement de travail des collaborateurs.

Une enquête peu envahissante

Mener une étude d’occupation et d’utilisation des espaces de travail peut laisser penser que les collaborateurs vont être perturbés. Or, la particularité de cette enquête est qu’elle n’influence pas l’activité de l’entreprise. À l’aide de tablettes et petits capteurs, les observateurs se déplacent plusieurs fois par jour, durant une ou deux semaines, dans le bâtiment sans ralentir ou arrêter l’activité des collaborateurs.

Une analyse rentable pour une entreprise

L’étude d’occupation et d’utilisation des espaces permet de mettre en lumière les postes de travail, salles de réunion, cabines téléphoniques les moins utilisés. Par conséquent, les entreprises peuvent réaménager en fonction des besoins réels des collaborateurs les différents espaces ce qui permet d’optimiser l’espace tout en maitrisant l’aspect financier. En parallèle, l’analyse des différents paramètres liés à la qualité de l’air (réduction du CO2, augmentation de la température…) peuvent être modifiés afin d’améliorer la productivité et la concentration.

Dans un monde où les perspectives économiques des entreprises sont incertaines, c’est un moyen peu onéreux d’améliorer le bien-être des salariés tout en réduisant les coûts !