Le monde du travail est en mutation rapide, notre façon de travailler n’est plus la même qu’hier et sera différente de celle de demain. D’après l’étude Chaire Workplace Management ESSEC (Mai 2020), 47% des salariés estiment que leurs bureaux ne correspondent plus à leur mode de travail. Manque d’informations, lourdeur administrative, perte de temps… Nombreuses sont les contraintes rencontrées par les employés.
Le Smart Office est une solution à ces nouveaux besoins alliant gestion pointue des espaces, technologie et optimisation des coûts. Les entreprises pourront donc avoir une gestion dynamique de leurs espaces en fonction des besoins quotidiens des employés.
Concrètement, c’est quoi un smart-office ?
Le Smart Office repense la définition du bureau en caractérisant l’espace de travail comme un lieu de rencontre et de production. C’est pour cela qu’il s’appuie sur la collecte de données pour proposer de nombreux services quasi-personnalisés aux employés pour faciliter leur quotidien et booster leur bien-être au travail. Balises, capteurs et applications mobiles aident les employés à effectuer des tâches subalternes plus efficacement et plus rapidement, afin qu'ils aient suffisamment de temps pour se concentrer sur la croissance de l’entreprise et l'innovation. Le smart office permet beaucoup de choses telles que :
La réservation des salles de travail ou de réunion ; cela permet de limiter les déplacements inutiles et/ou la perte de temps à réserver un espace
Les déclarations d’incidents ; l’interface prend le relai ce qui permet aux salariés de se concentrer sur leur travail et non sur les mails de relance au service de maintenance
Messagerie interne qui avertit l’arrivée de visiteurs et/ou de colis ; cela évite d’attendre ou de réaliser des trajets inutiles
Etc..
Mais ça ne s’arrête pas là ! La technologie utilisée par le smart-office favorise la communication interne c’est-à-dire l'intéraction, le partage d’informations et le travail d’équipe.
Les données collectées sont gérées par des systèmes de gestion technique de bâtiments ainsi que des tableaux de bord intelligents. Ils permettent de tirer des conclusions permettant la prise de décisions intelligentes quant à la construction et l’aménagement du bâtiment. D’un point de vue humain, les collaborateurs disposent d’une vue d’ensemble unique et très précise des bâtiments, ressources et personnes présentes dans leur environnement de travail grâce à une interface personnalisée et sécurisée.
Le Smart Office pour tous les types d’entreprise
Les entreprises n’ont pas toutes les mêmes besoins en fonction de leur secteur d’activité ou de leur taille. A l’origine, le Smart Office était très utilisé par les grandes entreprises de haute technologie et les espaces de coworking. Aujourd’hui, le Smart Office se démocratise.
Auparavant, les petites structures avaient des difficultés à gérer et analyser les données collectées. De nos jours, les tableaux de bord intelligents facilitent la tâche et rendent les données accessibles à tous !
A qui profite le Smart Office ?
L’intégration d’une technologie intelligente telle que le Smart Office n’est pas mise en place sans intérêt. Profite-il aux employeurs ? Ou aux employés ? Et bien les deux !
En effet, le Smart Office est un moyen pour les employeurs de rendre les bureaux plus attractifs tout en reflétant la marque employeur. C’est aussi un symbole de transformation organisationnelle et technologique. L’entreprise est capable d’identifier et de répondre aux nouveaux besoins de ses salariés. Enfin, le Smart Office permet d’optimiser les coûts en identifiant précisément les taux d’occupation des espaces et les volumes nécessaires pour chaque type d’espace (salle de réunion, box de concentration…).
Du côté des employés, le Smart Office permet d’améliorer leur expérience utilisateur. Les collaborateurs sont remis au cœur du bâtiment ainsi que des prises de décision. L’objectif long terme est de créer un sentiment de confort et d’appartenance fort, tout en boostant leur productivité et créativité. Mettre les bureaux aux bénéfices des collaborateurs est donc la clé du succès !
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